Memorias económicas: qué son y qué tener en cuenta
Cuando una empresa elabora las cuentas anuales debe presentar una serie de documentos, entre los que se encuentran el balance, el resultado de cuentas y las memorias económicas.
El contenido de estas últimas sirve para completar la información que muestran tanto el resultado de cuentas como el balance, el estado de cuentas del patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
Las memorias económicas se hacen necesarias cuando el balance de cuentas y la cuenta de ganancias y pérdidas ofrecen una información insuficiente o incompleta.
Al no existir un modelo oficial de la Agencia Tributaria para elaborar las memorias económicas, es necesario conocer con detalle la información que deben contener para no caer en errores de omisión.
¿Qué son las memorias económicas?
Las memorias económicas recopilan toda la información que tenga relación con la situación financiera de la entidad, ya sea empresa o asociación. Se llevan a cabo en el momento en el que ha quedado cerrada la contabilidad del ejercicio vigente.
Su contenido lo marca el Real Decreto 1643/1990 de 20 de diciembre. En concreto en el cuarto apartado, que está dedicado a las cuentas anuales.
Los accionistas suelen ser los mayores interesados en la realización de una memoria económica, ya que es donde se marcan los objetivos logrados, las inversiones y los resultados.
El balance, la cuenta de resultados y el estado de los flujos de efectivo contiene anotaciones cruzadas con la información proporcionada en las memorias económicas. Así, las operaciones financieras se comprenden con más facilidad al mostrarse con claridad.
¿Cómo se formula una memoria económica?
Hay que tener en cuenta los siguientes aspectos básicos a la hora de elaborar una memoria económica:
- Siempre hay que incorporar la información mínima que exige la ley, aunque en casos muy puntuales y siempre con justificación se pueden obviar algunos datos.
- Se debe añadir todo lo que sirva para esclarecer los datos económicos referidos a la situación de la empresa en el ejercicio al que se refiere.
- La información que aparezca en la memoria se tiene que corresponder al ejercicio actual y también al anterior, salvo excepciones.
- Todo lo que se refiere a las empresas del grupo tendrá que ser entendido de la misma manera, en el caso de las empresas que forman parte de un grupo mayor.
- La valoración y el registro se tienen que adaptar a una presentación sintética y que cumpla con las exigencias de claridad.
- Los valores deben estar expresados siempre en euros aunque se permite usar la palabra millones o miles para cifras de gran magnitud.
Aparte de los anteriores datos necesarios en la memoria económica, es importante que sepas que debe presentarse cada doce meses en el plazo de tres meses tras la finalización del ejercicio.
Datos de una memoria económica
Los principales datos que debe contener una memoria económica son:
- Objeto social de la empresa. Es decir, a qué dedica su actividad o actividades.
- Nombre de la empresa y ejercicio al que se corresponde la memoria.
- Los principios contables aplicados.
- Proceso por el cual se ha aplicado el resultado.
- Normas de valoración y registro, empleadas en relación con el ajuste de cuentas y el balance.
- Cambios que se hayan producido en cuanto a las inversiones de la compañía.
- Situación fiscal de la empresa, incluyendo las subvenciones que se hayan recibido.
- Retribuciones que recibe el personal de la empresa, si es que lo hay.
- Impacto medioambiental de las actividades de la empresa.
- Gastos, ingresos y volumen de ventas.
- Combinaciones de negocios y negocios conjuntos.
- Formas de financiación.
- Gastos de los órganos de administración como sueldos o dietas.
Como puedes ver, no todas las empresas tendrán que incluir estos datos económicos. Esto es debido a que pueden tratarse de actividades que no lo requieran, como el caso de los negocios conjuntos o las subvenciones recibidas.
Sin embargo, se puede comprobar que debe reflejarse cualquier dato que tenga alguna relación con la economía de la empresa y que, como se ha indicado antes, aparezca en otros documentos como el balance.
Tipos de memorias económicas
Según su contenido y el tipo de empresa del que se trate, las memorias económicas se pueden dividir en dos tipos básicos.
La memoria ordinaria, que es la que deben presentar las grandes empresas, exigiéndoles más información dado el volumen de sus activos y su cifra de negocio elevada. Los datos deben ordenarse en 25 notas.
La memoria abreviada, que es la que presentan las pequeñas y medianas empresas. La principal diferencia respecto a la memoria ordinaria es que no tiene que incluir un cuadro de financiación. Además, los datos se tienen que repartir en 21 notas.
Memoria económica para subvención
Cuando una asociación recibe una subvención pública para el desarrollo de cualquier proyecto, debe elaborar una memoria económica para justificarlo. Así, se explica de forma detallada cómo va a ser el desarrollo del proyecto desde una óptica económica.
Cada proyecto debe tener su propia memoria económica. En el caso de que sea algo conjunto entre varias asociaciones, tanto el beneficiario como el resto de participantes deben cumplimentar la información requerida.
Así pues, la memoria económica, en ocasiones llamada también memoria técnico-económica, debe explicar al detalle los cambios que se hayan llevado a cabo en el presupuesto del proyecto y sus causas.
Además, tiene que contener el coste de las actividades y cualquier aclaración que el beneficiario considere que puede ser necesaria para justificar la subvención.
En resumen, la memoria económica de un proyecto trata de poner en palabras la información que aparece en el balance y en el ajuste de cuentas. Es la manera que tiene una entidad de mostrar la transparencia y la fidelidad de sus cuentas.
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